Twoja poczta firmowa trafia do spamu? Oto najczęstsze przyczyny

Nie ma nic gorszego niż wysłać klientowi wycenę i usłyszeć „nic do mnie nie dotarło". Kiedy firmowe maile lądują w spamie albo w ogóle nie dochodzą, prawie zawsze chodzi o to, że serwery odbiorców nie mają pewności, że to naprawdę Ty wysyłasz.

Trzy zabezpieczenia, które o tym decydują

Poczta ma trzy „pieczątki wiarygodności" zapisane w domenie:

• SPF — mówi, które serwery mają prawo wysyłać maile w imieniu Twojej domeny.
• DKIM — podpisuje wiadomości cyfrowo, żeby odbiorca wiedział, że treść nie została zmieniona.
• DMARC — instrukcja, co zrobić z mailem, który nie przeszedł powyższych testów.

Jeśli któregoś brakuje albo jest źle ustawiony, serwery odbiorców traktują Twoje maile podejrzliwie — i wrzucają do spamu.

Inne częste przyczyny

• Wysyłka z adresu na darmowej domenie (np. @gmail.com) w imieniu firmy.
• Serwer wysyłkowy trafił na listę spamerów (DNSBL) — czasem przez zainfekowaną stronę na tym samym koncie.
• Treść maila wygląda „spamersko": same wielkie litery, podejrzane linki, brak wersji tekstowej.

Najczęstszy scenariusz w małej firmie: poczta działała latami, aż zmienił się hosting albo dodano nowe narzędzie do wysyłki — i SPF przestał się zgadzać.

Jak to sprawdzić i naprawić

Stan SPF/DKIM/DMARC można zweryfikować w kilka minut. Poprawka to zwykle dopisanie właściwych rekordów w DNS domeny. Efekt bywa natychmiastowy — maile znów docierają do skrzynki odbiorczej.

Zajmiemy się tym za Ciebie

Sprawdzamy konfigurację poczty, uzupełniamy brakujące zabezpieczenia i monitorujemy, czy z czasem coś się nie „rozjechało".

Twoje maile giną albo lądują w spamie? Napisz do nas — zdiagnozujemy pocztę.